Signer un pdf : les étapes pour le faire électroniquement !

Aujourd’hui, presque tout se fait de façon électronique. Pour envoyer des courriers administratifs, plus besoin de passer par la poste ou d’avoir recours à un service de courrier express. Avec un simple email, l’objectif peut être atteint en un clin d’œil. Mais le problème qui se pose souvent est l’authenticité des documents envoyés. Si vous avez l’habitude de scanner vos documents signés avant de les envoyer par mail, sachez qu’ils ne sont pas aussi authentiques. Découvrez comment signer un pdf avant envoi.

Que faut-il faire pour signer un pdf de façon électronique ?

Le scan d’un document à la main, contrairement à ce que pensent plusieurs personnes, n’est pas du tout authentique. C’est considéré comme une simple copie sans valeur juridique. Que ce soit pour envoyer une facture, un bon de commande, un contrat ou autre document de service par mail, il faut faire une signature pdf authentique pour que votre document soit juridiquement pris en compte.
La signature électronique a la même valeur juridique que celle manuscrite, depuis l’adoption de la loi n°2000-230 de 13 mars 2000. Signer un pdf pourrait paraître compliqué à réaliser. Mais il faut suivre un processus tout simple. Ce qu’il faut savoir avant tout, c’est qu’il existe trois niveaux de signature électronique à savoir :

• la signature électronique simple,
• la signature avancée,
• et la signature avancée avec certificat qualifié.

En ce qui concerne la signature simple, l’authentification se fait au moyen d’un simple code SMS. Sur la base de vos informations personnelles (contact téléphonique, email), vous pourrez obtenir une signature légale simple, sans avoir à fournir un certificat personnel.
Pour obtenir une signature avancée et parvenir à signer un pdf sans aucun souci, vous aurez besoin de moyens d’identification plus fiables. Il va donc falloir la création d’un certificat personnel émis en votre nom, avec vos informations d’identité, suivant les règles imposées aux prestataires de service de certification électronique. Dans ce cas également, un code SMS est envoyé pour certifier la signature.
Pour avoir une signature avancée avec certificat qualifié, en plus du certificat personnel, il faut que vous ayez un face à face avec l’opérateur d’enregistrement. En effet, pour cette signature, il faut forcément que l’identité soit validée de façon physique avant de pouvoir de signer un pdf. Cela permet de s’assurer de l’exactitude des informations figurant sur la pièce d’identité.

Où se fait l’authentification d’une signature électronique ?

Pour pouvoir apposer votre signature sur des documents pdf, vous devez vous référer à une structure faisant partie du référentiel des Prestataires de Service de Certification Electronique et des Prestataires de Service d’Horodatage Electronique (PSHE). Ce sont en effet eux que la loi autorise à faire :

• le chiffrement,
• l’authentification de personnes,
• l’authentification de signature électronique,
• la certification de cachets,….

Il est donc évident que pour avoir pouvoir de signer un pdf, vous ne pourrez pas choisir n’importe quel prestataire. Il doit non seulement être agréé mais il doit également maitriser toutes les techniques de certification PSCo. Il doit également avoir de l’expérience dans le domaine et vous fournir un service de qualité depuis l’accueil, jusqu’à la fin du processus.

Comment fonctionne la signature électronique de façon concrète ?

La signature électronique peut être apposée sur tout document que vous avez l’habitude de signer à la main. La seule différence est que celle-ci se fait suivant des règles et un processus clair, suivant le type de signature choisi. Ainsi, vous pourrez signer un pdf pour :

• des contrats de tout genre,
• des devis,
• des factures,
• des bons de livraison,
• des courriers….

De façon concrète, il s’agira d’aller sur une plateforme dédiée à ce type de signature pour faire signer le document en question. Après cela, un lien comportant le document signé vous sera envoyé par mail pour visualisation. Ensuite, votre consentement est recueilli et vous authentifiez l’opération grâce à un code SMS envoyé sur votre téléphone ou par mail.
Lorsque le processus de formalisation de signature électronique est fait avec une structure respectant les normes eIDAS, signer un pdf de façon électronique devient comme un jeu d’enfant. C’est un mécanisme très avantageux limitant les tracasseries liées à l’envoi de courrier et permettant d’éviter au maximum de subir les intempéries pouvant altérer l’authenticité physique des documents administratifs.